Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab 2023 nur noch digital

Die gelben Papiere, mit denen Arbeitnehmer nachweisen, dass sie krank sind, gibt es ab 2023 nicht mehr. Dann ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, für Arbeitgeber Pflicht.

Zwar gibt es schon seit einem guten Jahr für Arbeitgeber die Möglichkeit, die eAU-Daten bei den Krankenkassen abzurufen, jetzt aber wird dieses Verfahren Pflicht. Das heißt auch: Ihre Mitarbeitenden müssen Ihnen ab Januar 2023 keinen „gelben Zettel“ mehr vorlegen, wenn sie krank sind. Allerdings müssen Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeit nach wie vor beim Arzt feststellen lassen und Sie darüber informieren, dass sie krank sind. Zumindest vorerst sollen sie beim Arzt sogar noch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier bekommen – als Beweis, falls es mit der elektronischen Übertragung nicht funktioniert wie erwartet.

Wie läuft die elektronische Krankmeldung ab?

Die papierlose Krankmeldung funktioniert so:

Ihr Mitarbeiter geht zum Arzt. Dieser stellt die Arbeitsunfähigkeit fest und meldet sie digital an die Krankenkasse. Dieser Schritt gilt schon seit diesem Jahr.
Der Arbeitnehmer gibt Ihnen Bescheid, dass er krank ist.
Ab Januar müssen Sie die entsprechenden Daten dann bei der Krankenkasse abrufen. Übermittelt werden sollen der Name des Mitarbeiters, Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum, an dem der Arzt den Patienten für arbeitsunfähig erklärt hat, sowie eventuell Anhaltspunkte dazu, ob ein Unfall oder Arbeitsunfall Grund für die Arbeitsunfähigkeit sein könnte. Der Abruf muss über eine spezielle Software erfolgen, denn die Datenübertragung muss gesichert und verschlüsselt sein.

Der GKV-Spitzenverband hat die Informationen und Anforderungen zum Datenaustausch zusammengefasst und als PDF ins Internet gestellt.

Wann sollte man die eAU abrufen?

Ob Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schon am ersten Tag der Krankheit oder später abrufen, hängt davon ab, wie Sie im Betrieb das Meldeverfahren organisiert haben. Arbeitgeber, die erst ab dem dritten Tag eine Krankschreibung vorgelegt bekommen wollen, sollten die eAU erst im Laufe des vierten Tages abrufen. Denn in diesem Fall ist es ja möglich, dass der Mitarbeiter an diesem Tag wieder zur Arbeit kommt.

Gut zu wissen

Das eAU-Verfahren läuft nicht ohne Ausnahmen:

Ist Ihr Mitarbeiter privat versichert, gilt das eAU-Verfahren nicht. In diesem Fall werden Sie also weiterhin eine Bescheinigung auf Papier bekommen.
Privatärzte, Ärzte im Ausland, Rehaeinrichtungen, Physio- und Psychotherapeuten nehmen an diesem Verfahren nicht teil.

Falls Sie Minijobber beschäftigen, sollten Sie diese künftig schon zu Beginn der Beschäftigung nach den Angaben zur Krankenversicherung fragen.