Lohnsteuernachschau – was es damit auf sich hat

Im Kampf gegen Schwarzarbeit und Scheinselbstständigkeit verfügt die Finanzverwaltung seit rund zehn Jahren über eine wirksame und schnell einsatzfähige Waffe neben der Außenprüfung – die Lohnsteuernachschau.

Die Lohnsteuernachschau dient dazu sicherzustellen, dass Unternehmen die Lohnsteuer für ihre Beschäftigten ordnungsgemäß einbehalten und an das Finanzamt abführen. Anders als die umfassende Außenprüfung ist die Lohnsteuernachschau als „kleine Schwester“ der Außenprüfung eine begrenzte – und vor allem unangemeldete! – Kontrolle, die offenkundige Verstöße gegen das Lohnsteuerrecht zeitnah aufdecken soll. Sie kommt insbesondere in Betracht

bei der Aufnahme eines neuen Betriebes,
zur Feststellung, ob ein Arbeitgeber eine lohnsteuerliche Betriebsstätte unterhält,
im Rahmen von Einsätzen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit,
zur Feststellung der Arbeitgeber- oder der Arbeitnehmereigenschaft bestimmter Personen,
zur Klärung, ob eine für den Arbeitgeber tätige Person selbstständig oder Arbeitnehmer ist,
zur Prüfung der steuerlichen Behandlung von Minijobs (nicht in Privathaushalten!),
zur Prüfung, ob die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ElStAM) korrekt abgerufen und angewendet werden,
zur Prüfung, ob die lohnsteuerlichen Pauschalierungsvorschriften korrekt angewendet werden.

Ablauf der Nachschau, Rechte und Pflichten des Prüfers

Die Lohnsteuernachschau erfolgt stets unangemeldet. Der Arbeitgeber kann den Prüfer, der vor seiner Tür steht, nicht auf einen späteren Termin vertrösten oder gar abweisen. Der Prüfer muss

sich ausweisen,
den Unternehmer über Anlass, Umfang und voraussichtliche Dauer der Nachschau informieren,
den Unternehmer über seine Rechte und Pflichten aufklären.

Der Prüfer darf

alle beruflich oder gewerblich genutzten Räume während der Geschäfts- bzw. Arbeitszeit (bzw. so lange Arbeitnehmer anwesend sind) betreten (aber nicht durchsuchen!),
alle im Zusammenhang mit der Lohnsteuer relevanten Unterlagen und Daten einsehen,
Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu allen lohnsteuerlich relevanten Themen befragen. Dieses Auskunftsrecht besteht auch gegenüber Personen, die vor Ort angetroffen werden und bei denen unklar ist, ob es sich um Arbeitnehmer handelt.

Arbeitgeber müssen alle geforderten Auskünfte vollständig und wahrheitsgemäß erteilen. Arbeitnehmer müssen auf Verlangen des Prüfers Auskunft über Art und Höhe ihrer Einkünfte geben und Entgeltabrechnungen vorlegen.

Je nach Ergebnis der Nachschau kann die Finanzverwaltung Lohnsteueranmeldungen ändern, Lohnsteuernachforderungen stellen und auch Nachforderungen an Arbeitnehmer richten.

Gegen alle Verwaltungsakte, die der Prüfer im Zusammenhang mit der Lohnsteuernachschau erlässt, kann der Betroffene schriftlich Widerspruch einlegen. Der Prüfer muss diesen Einspruch vor Ort entgegennehmen. Der Einspruch hat aber keine aufschiebende Wirkung; das heißt, die Nachschau läuft normal weiter.

Übergang von der Nachschau zur Außenprüfung

Besonders heikel ist die Lohnsteuernachschau aber aus einem anderen Grund: Stellt der Prüfer bei der Nachschau Ungereimtheiten oder erhebliche Fehler fest oder verstößt der Arbeitgeber gegen seine Mitwirkungspflichten – etwa, weil er nicht alle angeforderten Unterlagen und Daten herausgibt oder weil er erforderliche Auskünfte nicht oder unvollständig erteilt – kann der Prüfer unmittelbar und ohne vorherige Ankündigung zu einer umfassenden Lohnsteueraußenprüfung übergehen. Er muss dazu lediglich den Unternehmer über Dauer und Umfang der sofort beginnenden Außenprüfung informieren und den Zeitpunkt des Prüfungsbeginns protokollieren. Eine „Vorwarnzeit“ für die Außenprüfung gibt es dann nicht.

Eine strafbefreiende Selbstanzeige ist bereits ab dem Zeitpunkt nicht mehr möglich, an dem der Prüfer zu einer Lohnsteuernachschau im Betrieb erschienen ist und sich als Prüfer zu erkennen gegeben hat.